El DeCA no es un documento nuevo que invente obligaciones desde cero, sino la evolución del documento de control administrativo que ya conocíamos (DCA). Su propósito principal sigue siendo el msimo: identificar a los profesionales implicados en el transporte (quien contrata el envío y la empresa que realiza el transporte), las características de la mercancía, la matrícula de los vehículos y los puntos de origen y destino.
¿A qué transportes afecta? Es obligatorio para todas las empresas que realizan transporte público de mercancías por carretera dentro de España (es decir, transportes para terceros), así como para los camiones de empresas extranjeras que operen temporalmente en nuestro país (lo que se conoce como cabotaje).
¿Quién se queda fuera? No tienen que preocuparse aquellos transportes que ya estaban exentos de llevar el papel tradicional. Los principales casos son el transporte privado (cuando una empresa lleva sus propias mercancías con sus propios camiones para su propio negocio) y los viajes internacionales, que se manejan con sus propias normas y documentos específicos (como el e-CMR).
Para que el DeCA tenga validez legal ante las autoridades de transporte, la normativa del Ministerio establece una serie de exigencias técnicas muy estrictas:
Generación nativa digital: El documento tiene que crearse directamente en el ordenador o mediante una aplicación, sin pasar en ningún momento por el papel.(con un tamaño máximo de 5 MB). No está permitido escanear un documento en papel firmado ni usar imágenes digitalizadas.
Código QR y URL única: Cada documento debe incorporar obligatoriamente un código QR enlazado a una URL segura (HTTPS), permitiendo a los inspectores descargar o comprobar los datos al instante.
Listo para enseñar en ruta: El conductor debe poder mostrar el documento de forma electrónica (en un móvil o tablet) para enseñarlo al momento si se lo piden.
Obligación de conservación: Tanto la empresa que contrata el servicio como la que hace el transporte tienen la obligación por ley de guardar estos archivos digitales durante al menos un año.
Los primeros días con una norma nueva siempre traen un poco de desconcierto. Cosas tan simples como conectar el sistema de la empresa con los nuevos documentos o que el código QR se lea a la primera en los controles son claves para evitar que los camiones se queden parados.
Para echar una mano con la transición, el Ministerio de Transportes puso en marcha una plataforma web gratuita y fácil de usar para crear estos papeles digitales, a la que también se han sumado otras herramientas privadas del sector. Por eso, contar con una empresa de transporte que ya tenga todo esto dominado te ahorra sustos y evita que cualquier problema informático frene tus envíos.
Aunque cambiar la forma de trabajar siempre cuesta un poco al principio, a la larga todo son ventajas:
Todo bajo control: Se acaban los típicos errores de cuando se apuntaban las cosas a boli en los muelles de carga.
Inspecciones mucho más rápidas: Como la policía o los inspectores pueden leer el código QR al momento con su móvil, los controles en carretera son ágiles y no te hacen perder tiempo.
Menos quebraderos de cabeza y más ecología: Menos papeles acumulados en la oficina, adiós a los costes de archivo físico y la tranquilidad de llevarlo todo bien ordenado en digital.
En Transportes Iberian sabemos que lo importante es que tu mercancía llegue a tiempo. Por eso ya nos hemos adaptado por completo a la normativa digital, para que cada envío cumpla con la ley mientras tú te dedicas 100% a tu negocio.
